ЗЗЛПСПОИН

ПРАВИЛА ЗА ВЪТРЕШНО ПОДАВАНЕ НА СИГНАЛИ ЗА НАРУШЕНИЯ И ПОСЛЕДВАЩИ ДЕЙСТВИЯ ПО ТЯХ В РЕДКО ООД

Съдържание

 1.     Основни положения.

1.1  Предмет и цел.

1.2  Приложно поле.

1.3  Лица, които могат да подават сигнали /сигнализиращо лице/.

2.     Условия и ред за вътрешно подаване на сигнали.

2.1  Служители, отговорни за разглеждането на сигналите.

2.2  Ред за подаване на сигнали.

2.3  Ред и приемане на сигнали.

3.     Вътрешен ход на производството.

3.1  Работа със сигналите. Вътрешна проверка.

3.2  Извършване на последващи действия.

4.     Регистър на сигналите. Съхранение и Предоставяне на информацията.

4.1  Ред за водене на регистъра на сигналите.

4.2   Условия и ред за съхранение на информацията.

4.3  Предоставяне на информация за условията и реда за подаване на сигнали.

 ГЛАВА ПЪРВА ОСНОВНИ ПОЛОЖЕНИЯ

 Раздел I Предмет и цел

Чл. 1. (1) Настоящите Правила за вътрешно подаване на сигнали за нарушения и последващи действия по тях в Редко ООД, за краткост („Вътрешни правила“) уреждат реда и условията за организиране на вътрешен канал за подаване на сигнали за нарушения, вътрешна проверка на постъпилите сигнали и извършването на последващи действия.

            (2) Настоящите Вътрешни правила целят да се осигури изпълнение на изискванията на Закона за защита на лицата, подаващи сигнали или публично оповестяващи информация за нарушения (ЗЗЛПСПОИН), Закона за противодействие на корупцията (ЗПК) и Директива (ЕС) 2019/1937 на Европейския парламент и на Съвета от 23 октомври 2019 година относно защитата на лицата, които подават сигнали за нарушения на правото на съюза.

 Раздел II Приложно поле

Чл.2. Вътрешните правила се прилагат по отношение на сигнали¹ за нарушения² на българското законодателство или на посочените в Част I и Част II от Приложение към чл. 3, ал. 1 и 3 от ЗЗЛПСПОИН актове на Европейския съюз, в съответствие с функциите и правомощията в Редко ООД, в следните области:

1.    Възлагане и приемане на обществени поръчки;

2.    Защитата на неприкосновеността на личния живот и личните данни;

3.    Сигурността на мрежите и информационните системи;

4.    Измама и всяка друга незаконна дейност, която засяга финансовите интереси на Европейския съюз по смисъла на чл. 325 от Договора за функционирането на Европейския съюз;

5.    Извършено престъпление от общ характер, за което сигнализиращото лице е узнало във връзка с извършване на своята работа или при изпълнение на служебните си задължения;

6.    Правилата за заплащане на дължими публични държавни вземания;

7.    Трудовото законодателство.

Чл. 3. Настоящите Вътрешни правила не отменят правилата на действащата нормативна уредба, предвиждаща други правомощия за проверка на сигнали в посочените в чл. 2 области.

Раздел III

 Лица, които могат да подават сигнали /сигнализиращо лице/.

 Чл. 4 (1) Сигнали за нарушения на актовете, съгласно чл. 2, могат да подават:

            1.    Всеки работник, служител или друго лице, което полага наемен труд в Редко ООД, независимо от характера на работата, от начина на заплащането и от източника на финансирането;

            2.    Доброволец, платен или неплатен и стажант в Редко ООД;

            3.    Лице, което работи за физическо или юридическо лице – изпълнители, негови подизпълнители или доставчици на Редко ООД;

            4.    Лице, чието трудово правоотношение предстои да започне в случаи, в които информацията относно нарушенията е получена по време на процеса на подбор или други преддоговорни отношения;

            5.    Работник или служител на Редко ООД, когато информацията е получена в рамките на трудовото правоотношение, което е прекратено към момента на подаване на сигнала или на публичното оповестяване.

           (2) Самоличността на сигнализиращото лице не се разкрива на никого, освен на отговорните служители по чл. 5 от настоящите правила, без изрично писмено съгласие на това лице. Това се прилага и за всяка друга информация, от която може пряко или непряко да се узнае самоличността на сигнализиращото лице.

           (3) Самоличността на сигнализиращото лице и всяка друга информация, от която може пряко или непряко да се узнае неговата самоличност, може да бъде разкрита само за целите на разследвания от национални органи или на съдебни производства, включително с оглед на гарантиране правото на защита на засегнатото лице.³

            (4) При необходимост от разкриване на самоличността на сигнализиращото лице, по смисъла на предходната алинея, същото се уведомява преди разкриването. Уведомлението е писмено и се мотивира. Сигнализиращото лице не се уведомява, когато с това се застрашава разследването или съдебното производство.

            (5) Не се събират лични данни, които явно не са от значение за разглеждане на конкретния сигнал, а ако бъдат случайно събрани, се заличават.

ГЛАВА ВТОРА

УСЛОВИЯ И РЕД ЗА ВЪТРЕШНО ПОДАВАНЕ НА СИГНАЛИ

Раздел I

Служители, отговорни за разглеждането на сигналите.

 Чл. 5.(1) Приемането, регистрирането и разглеждането на подадени сигнали за нарушения се извършва от длъжностно/и лице/а от администрацията на фирма Редко ООД, определено/и със заповед на управителя на Редко ООД /отговорно лице/.

          (2) Служителя по ал.1 подписва декларация за конфиденциалност, съгласно Приложение № 1 към настоящите правила.

Чл. 6.(1) Отговорното лице е длъжно да генерира Уникален идентификационен номер (УИН) в системата на централния орган за външно подаване на сигнали (Комисия за защита на личните данни), който да се използва за нуждите на регистриране на подадените до Редко ООД сигнали.

           (2) Отговорното лице е длъжно да подава необходимата статистическа информация към централния орган за външно подаване на сигнали по установения от него ред.

           (3) Отговорното лице е длъжно да предоставя на лицата, желаещи да подадат сигнал, ясна и лесно достъпна информация за процедурите за външно подаване на сигнали към компетентния национален орган, а когато е уместно - към институциите, органите, службите и агенциите на Европейския съюз.

 Раздел II

Ред за подаване на сигнали

Чл. 7. Сигналите за нарушения се подават писмено или устно до отговорното лице

 Чл. 8. (1) Писмените сигнали се подават чрез попълване на формуляр зарегистриране на сигнал за подаване на информация за нарушения съгласно Закона за защита на лицата, подаващи сигнали или публично оповестяващи информация за нарушения.

            (2) Писмените сигнали могат да се подават:

а) по пощата с препоръчано писмо до служителя, отговарящ за разглеждането на сигнали на адреса на Редко ООД: гр.София жк Дружба 2 ул.Обиколна № 7;

б) чрез електронна поща достъпна само от отговорното лице: 

(3) Писмените сигнали се подписват от лицата, които ги подават. При подаване по електронен път, формулярът се подписва с квалифициран електронен подпис.

  Чл. 9. Устните сигнали се подават чрез телефон или чрез лична среща с отговорното лице.

  Чл. 10. (1) Устни сигнали може да се подават на телефонен номер:02/978 32 17, на който отговаря единствено отговорното лице.

                (2) Отговорното лице е длъжно да установи самоличността на лицето, подаващо сигнал чрез телефон или система за гласови съобщения.

                (3) Устният сигнал се документира чрез попълване на формуляр от служителя, отговарящ за разглеждането на сигнали, който предлага на подаващия сигнала да го подпише при желание от негова страна.

Чл. 11. (1) Подаването на устен сигнал чрез лична среща се осъществява по искане на сигнализиращото лице, в уговорен с отговорното лице подходящ срок.

            (3) Отговорното лице попълва формуляр по образец, съгласно чл. 8, ал. 1, като на сигнализиращото лице се дава възможност да провери, да коригира и да се съгласи с текста от разговора в писмен вид, както и със съдържанието на формуляра като го подпише.

 Раздел III

Ред за приемане на сигнали

 Чл. 12. (1) След получаване на писмения сигнал, а в случаите на устно подаване на сигнал, в началото на разговора, отговорното лице извършва проверка за установяване на самоличността на сигнализиращото лице.

             (2)    В случай, че подателят на писменият сигнал е анонимен или лицето, което подава сигнал по телефон и при лична среща не желае да се легитимира /анонимен сигнал/, отговорното лице не образува производство по разглеждане на сигнала.

             (3)    Не се образува производство и при подаване на сигнали, които се отнасят до нарушения, извършени преди повече от две години.

Чл. 13. (1) При получаване на писмен сигнал, отговорното лице извършва проверка за съответствие на сигнала, съгласно изискуемото съдържание и реквизити на формуляра по чл. 8, ал. 1.

                1.    трите имена, адрес и телефон на подателя, както и електронен адрес, ако има такъв;

                2.    имената на лицето, срещу което се подава сигнала и неговата месторабота, ако сигналът се подава срещу конкретни лица и те са известни;

                3.    конкретни данни за нарушение или за реална опасност такова да бъде извършено;

                4.    място и период на извършване на нарушението, ако такова е извършено;

                5.    описание на деянието или обстановката и други обстоятелства, доколкото такива са известни на сигнализиращото лице;

                6.    дата на подаване на сигнала;

                7.    подпис, електронен подпис или друга идентификация на подателя.

                (2)    След извършване на проверка относно наличие на изискуемите реквизити на сигнала, служителят, отговарящ за приемането и регистрирането на сигнала незабавно иниицира получаването на Уникален идентификационен код (УИН), който се генерира от сайта на КЗЛД при регистриране на сигнали за нуждите на канала за вътрешно подаване на сигнали. За получаването на УИН служителят, отговарящ за приемането и регистрирането на сигнали, избира опция „Получаване на УИН“, след което въвежда следната информация:

·       Наименование и ЕИК/БУЛСТАТ на работодателя, при когото е подаден сигнала;

·       Идентификационни данни на служителя, отговарящ за приемането и регистрирането на сигнала;

·       Предмет на сигнала (съответните области на нарушение);

·       Начин на получаване (писмено или устно).

                (3)    Подлежат на регистрация всички подадени сигнали, като в указания от закона срок на сигнализиращото лице се предоставя информация за УИН и дата на регистриране на сигнала.

                (4)    Ако сигналът не отговаря на изискванията, отговорното лице изпраща на сигнализиращото лице съобщение за отстраняване на допуснатите нередовности в 7- дневен срок от получаване на сигнала. Ако нередовностите не бъдат отстранени в този срок, сигналът заедно с приложенията към него се връща на сигнализиращото лице.

                (5)    След извършване на регистрацията и получаване на УИН се прави преценка за допустимостта на сигнала, като се имат предвид следното:

                    1.       По регистрирани анонимни сигнали или сигнали, отнасящи се до нарушения, извършени преди повече от две години, не се образува производство.

                    2.       Не се разглеждат регистрирани сигнали, които не попадат в обхвата на ЗЗЛПСПОИН и съдържанието на които не дава основания да се приемат за правдоподобни.

                    3.       Сигнали, които съдържат очевидно неверни или заблуждаващи твърдения за факти, се връщат с указание към подателя за поправка на твърденията и за отговорността, която той носи за набеждаване⁴.

 ГЛАВА ТРЕТА

ВЪТРЕШЕН ХОД НА ПРОИЗВОДСТВОТО

 Раздел I

Работа със сигналите. Вътрешна проверка

 Чл. 14. (1) Приетият сигнал се регистрира от отговорното лице в Регистъра на сигналите за нарушения, съгласно чл. 28 от настоящите Вътрешни правила.

              (2)    В срок от 7 дни след получаването на сигнала, отговорното лице изпраща съобщение до сигнализиращото лице за потвърждаване на получаването.

              (3)    Заедно с потвърждението, на сигнализиращото лице се предоставя информация за процедурата за външно подаване на сигнали към централния орган за външно подаване на сигнали (Комисия за защита на личните данни), а когато е уместно – към институциите, органите, службите или агенциите на Съюза.

Чл. 15. Всички документи на хартиен (вкл. хартиени копия на електронни документи, свързани с подадения сигнал) и електронен носител, се съхраняват от отговорното лице при условията и по реда на Глава четвърта, Раздел II от настоящите Вътрешни правила.

Чл. 16. (1) Отговорното лице докладва незабавно на Управителя на фирма Редко ООД за всеки регистриран сигнал.

(2) В случай на конфликт на интереси на отговорното лице и подадения към него сигнал, Управителят на Редко ООД определя със заповед друго длъжностно лице за разглеждане на сигнала.

Чл. 17. (1) Отговорното лице за разглеждане на сигнала предприема действия по разглеждане на сигнала с цел оценка на точността на представените в сигнала твърдения и по целесъобразност с цел третиране на сигнализираното нарушение.

            (2)     В рамките на вътрешната проверка на сигнала, могат да се извършват действия като вътрешна анкета, събиране допълнително на документи, получаване на допълнителна информация от лица, посочени в сигнала от сигнализиращото лице, както и други, по преценка на отговорното лице.

            (3)     Отговорното лице поддържа връзка със сигнализиращото лице, като при необходимост изисква допълнителни сведения от него и от трети лица.

            (4) Всички извършени действия в рамките на вътрешната проверка се протоколират.

Чл. 18. (1) Отговорното лице за разглеждане на сигнала уведомява лицето, срещу което е подаден сигнал (засегнатото лице), като му се предоставя възможност да представи и посочи нови доказателства, които да бъдат събрани в хода на проверката.

            (2)   Отговорното лице е длъжно да покани и изслуша засегнатото лице, да приеме писмените му обяснения и да събере и оцени посочените от него доказателства.

            (3)   Всички събрани в хода на проверката доказателства, се представят на засегнатото лице и му се предоставя възможност да направи възражение по тях в 7- дневен срок, при спазване на защитата на сигнализиращото лице и неразкриване на неговата самоличност.

            (2) Информация за резултатите от извършената проверка се изпраща на сигнализиращото и засегнатото лице при спазване на задължението за тяхната защита.

Чл. 20 (1) Когато в хода на проверката изнесените данни бъдат потвърдени, отговорното лице за разглеждане на сигнала:

а) организира предприемането на последващи действия във връзка със сигнала, като за целта може да изисква съдействието на други лица в администрацията на Редко ООД с мотивиран доклад до Управителя на Редко ООД, който издава заповед за определяне на посочените лица;

б) предлага на директора конкретни мерки с цел преустановяване или предотвратяване на нарушението в случаите, когато такова е констатирано или има реална опасност за предстоящото му извършване;

в) насочва писмено сигнализиращото лице към компетентните органи, когато се засягат неговите права;

г) препраща сигнала на Комисията за защита на личните данни при необходимост от предприемане на действия от негова страна, като предварително уведомява сигнализиращото лице за препращането.

            (2) В случай, че сигналът е подаден срещу ръководството на Редко ООД, отговорното лице насочва сигнализиращото лице към едновременно сигнализиране на органа за външно подаване на сигнали.

Чл. 21. (1) Отговорното лице за разглеждане на сигнала представя на Управителя доклад с информацията от сигнала, предприетите действия в хода на разглеждане на сигнала, окончателните резултати от проверката по сигнала, извършените действия и предложенията по чл. 20 от настоящите Вътрешни правила, както и всички документи, събрани по време на проверката.

            (2) Докладът се представя, съгласно ал.1, при спазване на задължението за защита на сигнализиращото и засегнатото лице и неразкриване на тяхната самоличност.

Чл. 22. В срок до три месеца след потвърждаване на получаването на сигнала, отговорното лице изпраща обратна информация на подателя на сигнала, в която посочва предприетите действия и резултатите от извършената проверка.

Раздел II

Извършване на последващи действия⁵

Чл. 23 (1) След получаване на доклада по чл. 21 от настоящите Вътрешни правила, Управителя на фирма Редко ООД предприема последващи действия по сигнала.

            (2)     Въз основа на информацията, съдържаща се в сигнала и предложените от отговорното лице мерки, съгласно чл. 20, ал. 1, б. „б“ от настоящите Вътрешни правила, Управителя предприема действия в рамките на своята компетентност за преустановяване на нарушението или за предотвратяването му, ако то не е започнало.

            (3)     В случай на постъпили множество сигнали за по-тежки нарушения, разглеждането на същите се приоритизира по предварително определени критерии и правила, в съответствие с методически указания на Комисията за защита на личните данни.

Чл. 24 (1) Управителят на Редко ООД прекратява проверката с мотивирана заповед когато нарушението, за което е подаден сигналът, е маловажен случай⁶ и не налага предприемането на допълнителни последващи действия.

            (2) Прекратяването по ал. 1 не засяга други задължения или приложими процедури във връзка с нарушението, за което е подаден сигнал, нито защитата по ЗЗЛПСПОИН по отношение на вътрешното или външното подаване на сигнали.

Чл. 25. Проверката се прекратява и в случаите на повтарящ се сигнал, който не съдържа нова информация от съществено значение за нарушение, по отношение на което вече има приключила проверка, освен ако нови правни или фактически обстоятелства не дават основание за предприемането на последващи действия.

Чл. 26. Когато в хода на проверката са установени данни за извършено престъпление, сигналът и материалите към него се изпращат незабавно на прокуратурата.

Чл. 27 (1) В резултат на извършените последващи действия се изготвя индивидуален доклад, в който се описва накратко информацията от сигнала, предприетите действия, окончателните резултати от проверката по сигнала.

            (2)    Резултатите от извършената проверка, заедно с мотивите се съобщават на подалия сигнала и на засегнатото лице при спазване на задължението за тяхната защита.

            (3)    В случаите, когато проверката е прекратена на основание чл. 24 или чл. 25 от настоящите Вътрешни правила, сигнализиращото лице се уведомява, че може да подаде сигнал до централния орган за външно подаване на сигнали /КЗЛД/.

ГЛАВА ЧЕТВЪРТА

РЕГИСТЪР НА СИГНАЛИТЕ. СЪХРАНЕНИЕ И ПРЕДОСТАВЯНЕ НА ИНФОРМАЦИЯ

Раздел 1

Ред за водене на регистъра на сигналите

 Чл. 28. (1) Отговорното лице поддържа регистър на сигналите за нарушения.

Регистърът не е публичен.

            (2) Регистърът се води по модел, утвърден от централния орган – КЗЛД.

            (3) В регистъра се вписва информация за всеки постъпил сигнал, както следва:

1.   лицето, което е приело сигнала;

2.   датата на подаване на сигнала;

3.   засегнатото лице, ако такава информация се съдържа в сигнала;

4.   обобщени данни за твърдяното нарушение, като място и период на извършване на нарушението, описание на деянието и други обстоятелства, при които е било извършено;

5.   връзката на подадения сигнал с други сигнали след установяването й в процеса на обработване на сигнала;

6.   информация, която е предоставена като обратна връзка на лицето, подало сигнала, и датата на предоставянето й;

7.   предприетите последващи действия;

8.   резултатите от проверката по сигнала;

9.   периода на съхраняване на сигнала

           (4) Регистърът се поддържа в електронен вид и се съхранява по начин, който гарантира поверителността, целостта и сигурността на информацията.

           (5) Отговорното лице подава регулярно необходимата статистическа информация към централния орган за външно подаване на сигнали по установения от него ред.

 Раздел II

Условия и ред за съхранение на информацията.

 Чл. 29. Цялата информация във връзка с постъпил сигнал за нарушение се записва и съхранява на траен носител⁷ за нуждите на проверката по сигнала и за по- нататъшни разследвания.

Чл. 30. (1) Всички документи на хартиен носител, свързани с подадения сигнал, се съхраняват от отговорното лице съгласно Вътрешните правила за защита на личните данни в Редко ООД, по начин, който гарантира, че самоличността на сигнализиращото лице и на всяко друго лице, посочено в сигнала, ще бъде надлежно защитена.

            (2)      При снемане на електронен документ на хартиен носител, същият се подписва от отговорното лице на всяка страница, като се посочва датата на

създаване на копието.

            (3)      Документите на електронен носител, създадени от отговорното лице в рамките на проверката, включително при снемане на електронен образ от документи на хартиен носител, се подписват с електронен подпис на отговорното лице и съхраняват в съответствие с утвърдената Номенклатура за съхранение на делата в Редко ООД.

Отговорното лице предприема всички необходими допълнителни мерки за ограничаване на достъпа на неоправомощени лица до сигнала, приложените към него документи, както и информация и документи събрани в хода на разглеждането на сигнала и последващите действия.

Чл. 31. Всички документи във връзка с постъпил сигнал за нарушение се съхраняват за срок от 5 години, считано от датата на получаване на сигнала, при спазване на задълженията за поверителност на информацията и защита на сигнализиращото и засегнатото лице.

 Раздел III

Предоставяне на информация за условията и реда за подаване на сигнали

 Чл. 32. (1) Дружеството предоставя ясна и лесно достъпна информация относно условията и реда за подаване на сигнали.

(2) Информацията се публикува в самостоятелен раздел на официалната интернет страница, както и се поставя на видно място на таблото за съобщения в офиса на администрацията.

ЗАКЛЮЧИТЕЛНИ РАЗПОРЕДБИ

    § 1. Настоящите Вътрешни правила са приети на основание чл. 13 от Закона за защита на лицата, подаващи сигнали или публично оповестяващи информация за нарушения /ЗЗЛПСПОИН/ и чл. 9 от Директива (ЕС) 2019/1937 на Европейския парламент и на Съвета от 23 октомври 2019 година относно защитата на лицата, които подават сигнали за нарушения на правото на съюза.

    § 2. Настоящите Вътрешни правила се поддържат в актуален вид чрез преглед най-малко веднъж на три години и анализ на практиката по прилагането на ЗЗЛПСПОИН.

    § 3. За неуредените в настоящите Вътрешни правила въпроси се прилагат разпоредбите на Закона за защита на лицата, подаващи сигнали или публично оповестяващи информация за нарушения (ЗЗЛПСПОИН), Вътрешните правила за защита на личните данни в РЕДКО ООД, Политика по информационна сигурност, Наредба

№ 1 от 27.07.2023 г. на Комисията за защита на личните данни за воденето на регистъра по чл. 18, ал. 4 от ЗЗЛПСПОИН и за препращане на вътрешните сигнали към нея, Методически указания на Комисията за защита на личните данни по прилагането на ЗЗЛПСПОИН, Закон за противодействие на корупцията и други относими актове.

    § 4. Настоящите Вътрешни правила влизат в сила от датата на утвърждаването

им.

    § 5 Формата на Формулярът по чл. 8, ал. 1 от настоящите правила се

утвърждава и изменя от КЗЛД.

    § 6. Неразделна част от настоящите Вътрешни правила са: